¿Entiendes el valor de la gestión de proyectos TI? ¿Cumplen tus proyectos los objetivos establecidos? ¿Terminan dentro de plazo? ¿Cumplen las expectativas de todos los involucrados? ¿Se ajustan al presupuesto?
Si no has respondido que sí a todas estas preguntas, en este artículo te explicamos la importancia que tiene la gestión de proyectos TI y por qué debes aplicarla sin falta en tu negocio.
¿Qué es un proyecto?
Comencemos por el principio. ¿Qué es un proyecto? Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
Suelen ser temporales, es decir, tienen un principio y final definido. Y este final se alcanza cuando se ha llegado al objetivo del proyecto.
A veces también puede ocurrir que se decide cancelar un proyecto porque no se ha llegado a su objetivo, de hecho se calcula que el 70 % de los proyectos TI no acaban bien.
¿Qué significa TI? Las siglas TI significan Tecnologías de la Información. Implementar una tecnología por primera vez, es un reto cada vez más presente en las empresas.
El éxito de un proyecto no depende solo de una buena gestión, sino que también necesita una determinada cantidad de recursos.
Además, no solo el que da el servicio debe saber gestionar proyectos, sino también el cliente que demanda este servicio.
¿Cuáles son las características fundamentales de un proyecto TI?
La gestión de proyectos TI tiene tres características fundamentales:
Temporalidad limitada: debe tener un inicio y un fin claro.
Objetivo claro: ¿Qué es lo que estás buscando exactamente? Esto debe ser claro.
Paso a paso: el proyecto debe ir creándose paso a paso, construido poco a poco.
¿Qué es la gestión de proyectos TI y por qué es importante?
Casi toda gran organización está implementando oficinas de proyecto, en los que la planificación estratégica en TI o la gestión de una cartera de proyectos está a la orden del día.
En la gestión de proyectos TI lo que se hace es planear, organizar y delimitar la responsabilidad de las metas sobre tecnologías de información.
Esta gestión es muy importante porque ahora, casi todas las empresas externalizan sus servicios y tecnologías. De hecho se hacen también proyectos para adquirir esas tecnologías.
No existe una metodología perfecta. Siempre cambiará según la naturaleza del proyecto que tengamos entre manos y los aspectos que sean de mayor importancia en cada uno.
De hecho, a veces la calidad en la gestión de los proyectos TI pasa a un segundo plano mientras que los ajustes presupuestarios pasan a un primero.
¿Qué incluye la gestión de proyectos TI?
Una buena gestión de proyectos TI incluye:
- Supervisión de proyectos de desarrollo de software.
- Instalaciones de hardware.
- Actualizaciones de red.
- Computación en la nube y virtualización.
- Gestión de datos.
- Análisis de negocios.
- Implementar servicios de tecnologías de la información.
Puede ocurrir que durante la gestión de un proyecto TI un avance de la tecnología de forma imprevista nos cause un problema, así que deberemos solventarlo sobre la marcha.
¿Cómo gestionamos un proyecto?
Desde el equipo de desarrolladores y jefes de proyecto, el jefe de proyecto entrega a cada desarrollador una tarea, en unos tiempos correspondientes.
Así comienzan a definirse los pasos para poner en marcha el sistema de la gestión de proyectos TI.
Para gestionar un proyecto TI debemos seguir una serie de pasos generales y cubrir estas grandes áreas:
- ¿Cuál es el objetivo del proyecto?: definimos el problema que queremos solucionar.
- Planificamos todos los pasos que van a ser necesarios en nuestro proyecto.
- Pasamos a ejecutar los pasos que previamente hemos planificado.
- Se realiza un seguimiento asegurando que llegamos a las metas que se han planificado.
- Cerramos el proyecto, aprobándolo.
https://www.youtube.com/watch?v=AyCqCxnnoRg
Veamos los pasos de gestión de proyecto de forma más específica:
Fase de iniciación
- La gestión de proyectos TI comenzará designando al equipo del proyecto organizando las actividades de cada uno de los integrantes del equipo.
- Además, será esencial establecer una relación con el cliente, fomentando un vínculo entre las partes que terminará, por supuesto, beneficiando al proyecto.
- Más tarde definimos el plan de realización del proyecto, organizando al equipo y el objetivo del proyecto.
- Por último, pasamos a determinar la comunicación, la asignación de tareas, los roles, la financiación y la facturación.
Fase de planificación
- En esta fase ser realiza la planificación de todas las actividades del proyecto, junto a los recursos y tiempos necesarios.
- Es importante dividir el proyecto en actividades, y cada una de ellas en tareas, para tener un buen desglose de trabajo.
- También se crea un plan de recursos o y se estima el tiempo para cada actividad en el trabajo.
- Desarrollamos un plan de comunicación con todos los integrantes del proyecto, además determinar las normas y condiciones de este.
- Por último, identificamos el riesgo y creamos un presupuesto preliminar.
Fase de ejecución
- En esta fase es donde se aplican las actividades de la segunda fase.
- Es importante tener en cuenta la comunicación para tomar decisiones lo más rápido posible.
- Además se establece un plan de comunicación, los informes de progreso, y se realizan reuniones con el equipo determinando prioridades.
Fase de control y monitoreo
- Esta fase va de la mano con la ejecución.
- Se debe hacer un seguimiento y control de las actividades y recursos necesarios para que la gestión de proyectos TI no se desvíe de lo que habíamos planeado.
- Se miden los resultados reales y se puede ver cuando nos hemos desviado del plan original.
- Debemos prevenir los problemas, más que arreglarlos.
- Además debemos hacer un reporte del estado del proyecto para comunicar cómo se va desarrollando.
Fase de cierre
- Por último tenemos la fase de cierre. En ella revisaremos todos los reportes del proyecto para ver si hemos cumplido con todas las actividades.
- Además podemos ver las mejoras para futuros proyectos y no caer en los mismos errores. Por el contario, tratar de repetir las cosas que hicimos bien.
¿Qué Software para administración de proyectos existe?
Existen distintas herramientas de software de administración de proyectos TI, como por ejemplo Visual Studio, Trello, Kanvan, Scrum u otras. El software te puede ayudar mucho, pero debes tener unas bases previas antes de utilizarlos, ejecutando todas las fases de gestión de proyectos TI explicadas anteriormente.
¿Qué hace el director de proyecto TI?
El director de gestión de proyectos TI debe tener en cuenta factores como el alcance del proyecto, su cronograma, sus costes, su calidad, la gestión de recursos humanos, comunicación, riesgos, adquisiciones, partes interesadas o integración del proyecto.
Un proyect manager al final es el que va a administrar los proyectos de la compañía.
Hoy en día hay nuevos modelos facilitadores y de control como por ejemplo, el modelo IMC (Integrated Management Control) abarcando el área operativa, económica y metodológica para facilitar el seguimiento en cuanto a tiempo, coste y calidad.
¿Qué tipo de proyectos se pueden gestionar?
La gestión de proyectos TI abarca muchos tipos de proyectos diferentes.
Algunos ejemplos de proyectos pueden ser proyectos de integración de sistemas, proyectos de adquisición de sistemas, o bien desarrollar el plan estratégico de una organización.
Como hemos visto, con un buen software de gestión de proyectos, se puede facilitar mucho la tarea.
¿Quieres estudiar Gestión de proyectos TI?
En los máster en gestión de Proyectos se podrá aprender la metodología para gestionar un proyecto desde la perspectiva de Jefe de proyectos o Proyect manager.
Este tipo de estudios puede abarcar desde las áreas de conocimiento, a la gestión de programas y carteras de proyectos, siguiendo las prácticas que ya están en el mercado.
En casi cualquier curso de administración de proyecto suele también haber talleres en los que se aplican casos a la realidad.
Uno de los máster más buscados en internet es el Máster pmp, o lo que es lo mismo, Máster en Proyect management. Existen tanto modalidades presenciales como online.
En Kumitek somos una empresa de servicios informáticos de Madrid y una de nuestras especialidades es proporcionar soluciones tecnológicas mejorando los procesos de negocio de su empresa.
Si todavía tienes dudas acerca de la gestión de proyectos TI y quieres que esta gestión mejore en tu empresa, puedes ponerte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de resolver cualquiera de tus preguntas.
