Cada vez son más las empresas que se decantan por el uso de centralitas IP a la hora de establecer sus comunicaciones y satisfacer sus necesidades.
Esta nueva vía de comunicación supone una gran alternativa a los servicios de telefonía tradicionales pero, ¿cómo funcionan realmente estas centralitas virtuales? ¿Qué ofrecen respecto a los sistemas tradicionales? ¿Merece la pena su implantación?
El sistema de estas centralitas se basa en la realización de llamadas de voz a través de internet y es conocido popularmente por el nombre de la tecnología que usan para ello: VoIP.
Si has pensado en contratar una para tu empresa, continúa leyendo este post en el que resolveremos todas tus dudas sobre su funcionamiento, ventajas y opciones de una centralita VoIP.
¿Qué son las centralitas IP?
Las centralitas IP son un sistema de comunicación basado en llamadas de voz a través de internet conocido tradicionalmente por el acrónimo VoIP –Voice Over Internet Protocol-.
Este sistema conecta varios dispositivos a una misma red a través de la cual se pueden enviar y recibir llamadas mediante paquetes de datos, a diferencia de las centralitas telefónicas tradicionales.
¿Qué equipo es necesario para poner en marcha una VoIP?
Ahora que ya sabemos cómo funciona la telefonía IP, debemos conocer lo necesario para que funcione.
Y es que para tener a pleno rendimiento una centralita IP en nuestra empresa, bastará con disponer de un único componente físico encargado de gestionar las salidas y entradas de llamadas y unos teléfonos IP, aunque también podrán utilizarse los ordenadores en lugar de estos terminales siempre que se cuente con el software oportuno.
¿Cómo se establece la conexión en las centralitas IP?
Una vez que se ha instalado una VoIP, tenemos tres alternativas diferentes para establecer la comunicación: mediante ATA, teléfonos IP o de ordenador a ordenador.
Comunicación ATA
La comunicación ATA es aquella que se establece mediante un adaptador telefónico analógico. Este adaptador conecta los teléfonos tradicionales a la red, para que puedan ser utilizados como VoIP. Se trata de uno de los métodos de comunicación más sencillos a la hora de usar este tipo de centralitas.
Teléfonos IP
Son terminales que se conectan directamente al router en lugar de a la línea telefónica, y vienen con el software necesario para poder realizar llamadas mediante VoIP.
De ordenador a ordenador
Es probablemente una de las maneras más cómodas de utilizar las centralitas IP. Bastará con unos auriculares y un micro conectados al ordenador para poder empezar a llamar.
¿Qué ventajas tiene el uso de las centralitas IP?
Una de las preguntas más frecuentes a la hora de elegir una línea telefónica virtual en lugar de una centralita física, es la que hace referencia a las ventajas que este sistema puede otorgarnos.
Precio Reducido
La primera ventaja, y probablemente una de las más relevantes, es que el coste de una de estas centralitas es sustancialmente menor respecto a las líneas tradicionales.
Esto se debe a que al hacer uso de Internet, podemos prescindir de líneas adicionales que suponen un alto desembolso, además de no realizar ninguna inversión en dispositivos electrónicos.
Flexibilidad
Otra de las ventajas reside en la comodidad a la hora de realizar teletrabajo, donde además podremos grabar las llamadas y tener así cualquier dato importante a nuestro alcance si perdemos algo de una conversación.
Además, las facilidades son máximas en su instalación, ya que se hace a través de un servidor de Windows y utiliza el cableado de red ya existente.
¿Puedo recibir fax?
Por supuesto. A través de las centralitas virtuales IP es posible recibir fax en formato PDF, que podrán ser impresos y reenviados según nuestras necesidades.
¿Y dónde quedan los mensajes del buzón de voz?
Si cuando tratan de contactar con nosotros no estamos en la oficina o no nos es posible atender la llamada, podremos recibir el mensaje de voz del contestador a través de un archivo de audio que llegará a nuestro mail como elemento adjunto.
¿Es posible utilizar centralitas IP para una PBX?
Aunque cada vez van más de la mano, una VoIP y una PBX son elementos distintos. Se entiende por PBX–Public Brand Exchange- como un sistema con el que una empresa gestiona su telefonía privada.
Con la llegada de las centralitas IP, se ha hecho posible integrarlas al funcionamiento de las PBX más modernas, llegándose a conocer como IP PBX o PBX virtual. Este sistema puede llegar a ser la combinación perfecta para la comunicación privada de las empresas.
¿Cómo cambio a una centralita IP?
Una vez que se ha optado por instalar una VoIP, debemos conocer el proceso que se lleva a cabo para tenerla operativa en nuestra empresa.
En primer lugar, hay que contactar con un operador de telefonía IP y comprar los terminales necesarios en base al tipo de comunicación elegido –ATA, teléfonos IP o auriculares para ordenador-.
Tras esto, se procede a la configuración de la centralita de voz IP, las extensiones y los terminales, así como un testeo del sistema para comprobar que todo funciona correctamente.
Por último, hay que solicitar la portabilidad de todos los números de la empresa al operador VoIP y activar el desvío de llamadas a un número provisional el día antes del cambio, para que el proceso sea lo más cómodo posible.
¿Qué me permiten hacer las centralitas IP?
Son numerosas las funciones que nos otorgan las centralitas IP a la hora de gestionar las comunicaciones de nuestra empresa de una manera más eficiente.
- Entre estas funciones, una de las más relevantes es la que permite realizar y recibir varias llamadas de forma simultánea, además de centralizar las comunicaciones y poder recibir estas llamadas desde cualquier lugar.
- Otra función importante que podemos llevar a cabo mediante el uso de una VoIP es la personalización de horarios de atención telefónica, mensajes de bienvenida y despedida, buzón de voz, música de espera….
- Además, una línea telefónica virtual permite una comunicación interna muy cómoda y gratuita, para que los trabajadores puedan conectarse entre sí y entre las diferentes delegaciones sin coste alguno para la empresa.
¿Qué requisitos mínimos debe cumplir mi conexión?
Una vez que conocemos el funcionamiento de las centralitas IP y sabemos qué elementos la componen, es hora de preguntarnos por unos requisitos mínimos para que esta funcione sin ningún tipo de obstáculo.
Primeramente, para una comunicación fluida, la conexión a internet debe ser estable, y preferentemente usar Fibra, ADSL, 4G o WiMAX. La velocidad recomendada es de 1MB de subida y otro de bajada para cada llamada simultánea.
Por otra parte, debemos asegurarnos que nuestro router es 100% compatible con el servicio de VoIP, para que no interfiera en el normal funcionamiento de las llamadas. Además, debemos cerciorarnos de mantener abierto nuestro Cortafuegos para este tipo de comunicación.
Es importante y muy recomendable realizar una prueba de latencia –tiempo que tarda en transmitirse un paquete de datos dentro de la red- para conocer las cifras que determinan la fluidez en el funcionamiento del servicio. Se mide a través de lo que conocemos como ping, que marca los milisegundos de demora en la conexión. Lo más recomendable es que estos tiempos estén por debajo de los 150 milisegundos para un funcionamiento óptimo.
¿Cómo asesorarme para instalar una centralita IP?
Desde Kumitek ofrecemos el mejor servicio de Voz IP para empresas, con una atención personalizada, gestión en tiempo real y un ahorro de hasta el 90% en la contratación del servicio. Estudiaremos tu caso atendiendo a tus necesidades y confeccionaremos el mejor servicio de centralitas IP para tu empresa.
No esperes más para lanzarte a una comunicación del futuro que cada vez está más presente, contacta con nosotros.
